I. Inleiding
Om als psycholoog goede psychologische zorg te kunnen verlenen, leggen wij uw contactgegevens en psychologische gegevens vast. Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Bureau Optimaal Presteren. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens.
Bureau Optimaal Presteren verzamelt als psycholoog persoonlijke gegevens van opdrachtgevers, deelnemers en bezoekers van onze website.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) , ook wel GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd, is Europese wetgeving die rechtstreekse werking binnen de Europese Economische Ruimte heeft. Per 25 mei 2018 vervangt deze regelgeving de Wet bescherming Persoonsgegevens.
AVG en bescherming van persoonsgegevens
De bescherming van privacy speelt van oudsher een zeer belangrijke rol bij Bureau Optimaal Presteren. Als psycholoog is Merijn de Bruin lid van het NIP (Nederlands Instituut van Psychologen) en (tuchtrechtelijk) gebonden aan een uiterst zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens.
In alle verwerkingen gaat Bureau Optimaal Presteren zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens en klantinformatie; de principes als opgesteld in de AVG zijn daarbij uitgangspunt, evenals die in beroepscodes waaraan Bureau Optimaal Presteren zich conformeert of gehouden acht.
Dit houdt o.a. in dat Bureau Optimaal Presteren:
- u op begrijpelijke en transparante wijze informeert over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
- persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde, welbepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
- u informeert over uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Bureau Optimaal Presteren worden verwerkt.
- niet meer of langer verwerkt dan noodzakelijk.
- de cliënt vraagt om toestemming bij verslaglegging van behandeltrajecten aan derden; zowel qua inhoud als qua verzending aan derden. Verslaglegging waarvoor de cliënt toestemming heeft verleend wordt bovendien versleuteld verstuurd.
Doeleinden en grondslagen
Bureau Optimaal Presteren verzamelt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op verschillende grondslagen: bijvoorbeeld voor de levering van diensten zoals met u en/of uw werkgever overeengekomen, voor precontractuele activiteiten (zoals het doen van offerte) of voor het verwerken van het verzoek dat u ons via het contactformulier op onze website doet. Wij hebben dan een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken: de verwerking van de gegevens is dan noodzakelijk voor de goede afhandeling van uw verzoek. Op de pagina ‘CONTACT’ van de website wordt gevraagd persoonlijke gegevens in te vullen, bijvoorbeeld wanneer u met ons in contact wilt komen of informatie aanvraagt. Bepaalde verwerkingen verrichten we uitsluitend met uw toestemming, waarbij u deze te allen tijde ook weer kunt intrekken.
In de hierna volgende hoofdstukken informeren wij u meer gedetailleerd.
II. Uw persoonsgegevens – doeleinden, grondslagen en gebruik van uw gegevens
Het leveren van (pre-)contractuele diensten.
Bureau Optimaal Presteren verwerkt uw persoonlijke gegevens om onze diensten aan u te kunnen leveren. We gebruiken de gegevens bijvoorbeeld om op uw verzoek een offerte te doen en vervolgens uitvoering te geven aan de overeenkomst, de relatie met u te onderhouden in relatie tot de opdracht, een opdracht tot inschrijving te verwerken en bevestigen of om een factuur te verzenden. We gebruiken de gegevens ook om informatieverzoeken te beantwoorden; het is dan ons gerechtvaardigde belang om uw persoonsgegevens daartoe te verwerken.
Betrokkenheid van en delen met derden.
Bureau Optimaal Presteren kan als Verwerkingsverantwoordelijke andere partijen inschakelen om een aspect van of een deel van de dienstenverlening voor u uit te voeren; het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld een extern(e) test(systeem) als onderdeel van het assessment. Voor zover deze derden toegang nodig hebben tot persoonlijke gegevens om deze diensten uit te voeren, heeft Bureau Optimaal Presteren de juiste samenwerkingsafspraken getroffen om ervoor te zorgen dat deze derden uw gegevens uitsluitend gebruiken of verwerken voor de beoogde doeleinden en conform de instructies die we met deze derden zijn overeenkomen.
Om juridische redenen delen met derden.
We kunnen uw persoonlijke gegevens met derden delen als we van mening zijn dat toegang tot en gebruik van de persoonlijke gegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om (i) te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en/of gerechtelijke bevelen; (ii) om fraude, (toekomstige) beveiligingsissues of technische problemen te voorkomen of op te sporen of op te lossen; en/of iii) de belangen, eigenschappen of veiligheid van Bureau Optimaal Presteren, onze gebruikers of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet.
Marketing en verkoopactiviteiten.
Bureau Optimaal Presteren informeert klanten graag over aanbiedingen, innovaties en overige relevante (vakinhoudelijke) content met betrekking tot onze dienstverlening, conform de regelgeving die hiervoor van toepassing is, of omdat u hiertoe expliciet toestemming hebt gegeven. We kunnen dit doen per telefoon, e-mail, nieuwsbrieven of direct persoonlijk contact. Vanzelfsprekend hebt u altijd het recht aan te geven hierop geen prijs (meer) te stellen.
Verwerking van uw gegevens op de website.
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonlijke gegevens op onze website om u (gepersonaliseerde) webcontent te leveren en om zo gericht mogelijk met u te communiceren. Uw gegevens worden ook gebruikt voor onderzoek en analyse om onze diensten en websites te verbeteren, zoals hierboven uiteengezet. We kunnen gegevens die op onze websites zijn ingevoerd ook gebruiken om per e-mail informatie over andere diensten van Bureau Optimaal Presteren aan u te verzenden, op voorwaarde dat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kunt u vanzelfsprekend op elk moment weer intrekken.
III. Bewaartermijnen
Bureau Optimaal Presteren slaat uw persoonlijke gegevens niet langer op dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking.
Hieronder vermelden we de bewaartermijnen van persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en diensten.
- Voor zover persoonsgegevens betrokken zijn bij de fiscale bewaarplicht: 7 jaar
- Deelnemersgegevens in ons administratie – of marketingsysteem: 5 jaar na de laatste registratie of activiteit, zodat we u op basis van eerdere activiteiten kunnen blijven adviseren en informeren over volgende ontwikkelingsstappen.
- Uw assessmentdossier en testgegevens: 2 jaar. Uitsluitend met uw toestemming wordt de eindrapportage met de opdrachtgever gedeeld. Voorafgaand hebt u hierin inzage en kunt u nadere toelichting hierop vragen.
- Uw coachingsdossier: 2 jaar.
IV. Uw rechten
U hebt het recht om ons schriftelijk te verzoeken om:
Inzage in uw persoonsgegevens.
U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Indien dat het geval is, leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke wijze wij dit doen en voor welke doeleinden. U kunt ons tevens verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
Rectificatie van uw persoonsgegevens.
Indien u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen of te wijzigen;
Wissing van uw persoonsgegevens.
U kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wissen. Wij zullen uw gegevens na ontvangst van een verzoek daartoe zonder onredelijke vertraging wissen indien: de gegevens niet langer meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt; u ons niet langer toestemming geeft voor verwerking, als dat de grondslag voor verwerking was; de gegevens door ons zijn verwerkt in het kader van direct marketing; u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen reden (meer) is waarom wij de gegevens nog langer mogen verwerken; er een wettelijke reden aanwezig is om de persoonsgegevens te wissen.
Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
In sommige gevallen wenst u mogelijk een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons in dat geval verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Wij zullen voldoen aan een dergelijk verzoek indien na onderzoek blijkt dat dit mogelijk is, bijvoorbeeld als u niet al uw gegevens wil laten wissen, maar overige gegevens niet langer meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.
Overdracht van uw persoonsgegevens (dataportabiliteit).
U kunt ons verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Ook kunt u uw recht op bezwaar bij ons uiten als u het niet eens bent met onze verwerking van uw gegevens.
Vragen, verzoeken, klachten en toezicht
Het kan voorkomen dat u een vraag, verzoek of klacht hebt. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen via deze pagina.
U ontvangt binnen uiterlijk 4 weken schriftelijk antwoord.
Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de Nederlandse toezichthouder die de naleving van de AVG controleert. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de AP wanneer u meent dat uw rechten zijn geschonden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevensp.nl) vindt u hiervoor een ingang.
Versiebeheer van dit privacyreglement
Bureau Optimaal Presteren behoudt zich het recht voor om dit privacyreglement te wijzigen. Gewijzigde versies worden gedateerd gepubliceerd op onze website.
Dit privacyreglement is voor het laatst bijgewerkt in juli 2018.
